Czy świadectwo energetyczne jest obowiązkowe przy wynajmie mieszkania?

Krótka odpowiedź: Tak – zgodnie z obowiązującymi przepisami właściciel ma obowiązek przekazać najemcy ważne świadectwo charakterystyki energetycznej (potocznie: świadectwo energetyczne) przy zawieraniu umowy najmu. Od kwietnia 2023 roku przepisy w Polsce jednoznacznie wymagają, aby przy wynajmie lokalu mieszkalnego (lub innego budynku czy jego części) najemca otrzymał kopię aktualnego świadectwa energetycznego. Poniżej wyjaśniamy szczegóły tego obowiązku – podstawy prawne, wyjątki, konsekwencje braku świadectwa oraz jak łatwo uzyskać taki dokument.

Wymóg świadectwa przy wynajmie – co mówi prawo?

Obowiązek przekazania świadectwa energetycznego najemcy wynika z ustawy o charakterystyce energetycznej budynków. Już od 2015 roku prawo wymagało przekazywania świadectw przy sprzedaży lub wynajmie nieruchomości, lecz dopiero nowelizacja, która weszła w życie 28 kwietnia 2023 r., wzmocniła egzekwowanie tego obowiązku. Zgodnie z aktualnymi przepisami właściciel lub zarządca musi wręczyć najemcy kopię ważnego świadectwa charakterystyki energetycznej najpóźniej w momencie podpisywania nowej umowy najmu lokalu czy budynku. Dotyczy to każdego rodzaju najmu i każdego typu nieruchomości:

Mieszkania i domy jednorodzinne: Przy wynajmie lokalu mieszkalnego lub całego domu należy przekazać świadectwo dotyczące tej konkretnej nieruchomości. Jeśli wynajmujemy mieszkanie w bloku, właściciel musi dostarczyć najemcy świadectwo sporządzone dla tego mieszkania, a nie ogólne świadectwo dla całego budynku. Analogicznie, wynajmując cały dom, przekazuje się świadectwo dla budynku jednorodzinnego.
Lokale użytkowe i inne obiekty: Obowiązek dotyczy nie tylko mieszkań, ale też wynajmu lokali użytkowych (np. biur, sklepów) czy części budynków o innym przeznaczeniu. Niezależnie od funkcji nieruchomości – czy to lokal usługowy, magazyn, czy biuro – przy umowie najmu trzeba przekazać najemcy świadectwo energetyczne danego obiektu.
Różne formy umowy najmu: Forma prawna czy czas trwania umowy nie ma wpływu na obowiązek posiadania świadectwa. Dotyczy to zarówno najmu okazjonalnego, instytucjonalnego, jak i zwykłych umów na czas określony lub nieokreślony. Nawet w przypadku najmu krótkoterminowego (np. na kilka dni lub tygodni) prawo formalnie wymaga przekazania świadectwa najemcy.

W praktyce oznacza to, że każdorazowo przy wynajęciu nieruchomości lub jej części trzeba mieć aktualne świadectwo charakterystyki energetycznej i udostępnić je najemcy. Co ważne, najemca nie może zrzec się prawa do otrzymania świadectwa – nawet jeśli obie strony by tego chciały, takie zrzeczenie nie ma mocy prawnej. Obowiązek leży po stronie wynajmującego i niedopełnienie go jest naruszeniem przepisów.

Wyjątki od obowiązku

Istnieje kilka wyjątków, kiedy nie trzeba sporządzać świadectwa energetycznego, ale w kontekście wynajmu mają one ograniczone zastosowanie. Zwolnione z obowiązku są m.in. budynki zabytkowe, obiekty kultu religijnego, budynki przemysłowe bez instalacji zużywających energię, a także wolnostojące budynki o powierzchni użytkowej poniżej 50 m². Ponadto świadectwa nie sporządza się dla budynków mieszkalnych użytkowanych nie dłużej niż 4 miesiące w roku (np. domy letniskowe wykorzystywane sezonowo).

Kluczowym ogólnym wyjątkiem jest sytuacja, gdy nie zamierzamy nieruchomości sprzedawać ani wynajmować – jeśli budynek lub lokal jest użytkowany wyłącznie na własne potrzeby właściciela, to nie ma wymogu posiadania świadectwa. Innymi słowy, jeżeli mieszkasz we własnym domu lub mieszkaniu i go nie wynajmujesz, prawo nie zmusza Cię do sporządzania świadectwa charakterystyki energetycznej. Jednak w momencie, gdy tylko zdecydujesz się wynająć daną nieruchomość, zwolnienie przestaje obowiązywać.

Warto też dodać, że przepisy z 2023 roku dotyczą nowo zawieranych umów najmu. Jeżeli umowa została podpisana przed wejściem nowych przepisów (tj. przed 28 kwietnia 2023 r.) i nadal trwa bez zmian, to do momentu jej zakończenia lub aneksowania właściciel nie ma obowiązku przekazywania świadectwa. Natomiast każde przedłużenie lub podpisanie nowej umowy po tej dacie wymaga już dostarczenia świadectwa – dotyczy to także aneksów znacząco zmieniających warunki najmu. W praktyce, jeśli wynajmujący i najemca kontynuują starą umowę bez formalnego aneksu, świadectwo może nie być wymagane aż do chwili zawarcia nowej umowy. Lepiej jednak zawczasu zadbać o jego przygotowanie, zwłaszcza że świadectwo prędzej czy później i tak będzie potrzebne przy kolejnej zmianie najemcy lub sprzedaży nieruchomości.

Co grozi za brak świadectwa przy wynajmie?

Niewywiązanie się z obowiązku przekazania świadectwa energetycznego może skutkować karą grzywny. Zgodnie z ustawą, brak przekazania dokumentu najemcy (lub kupującemu przy sprzedaży) zagrożony jest mandatem w wysokości od 20 zł do nawet 5000 zł. Warto podkreślić – chodzi tu o sytuację, gdy właściciel nie dostarczył świadectwa w ogóle. Samo posiadanie świadectwa, ale np. niezapisanie odpowiednich informacji w umowie, to kwestia formalna, jednak brak sporządzonego świadectwa to łamanie prawa.

W praktyce mechanizm egzekwowania tych kar nie jest jeszcze w pełni sprecyzowany – aktualne przepisy przewidują sankcje, ale nie określają dokładnie trybu kontroli i nakładania mandatów. Przy umowie sprzedaży notariusz ma obowiązek odnotować fakt przekazania świadectwa lub pouczyć strony o karze za jego brak. Natomiast standardowe umowy najmu zazwyczaj są zawierane poza kancelarią notarialną, więc egzekwowanie może zależeć np. od ewentualnej kontroli urzędowej lub zgłoszenia naruszenia. Mimo to nie warto ryzykować – przepisy obowiązują, a potencjalne kary finansowe są dotkliwe. Co więcej, brak świadectwa może prowadzić do problemów prawnych w relacji z najemcą, gdyż jest to ustawowy obowiązek właściciela.

Poza groźbą kar należy pamiętać o merytorycznym sensie posiadania świadectwa. Dokument ten zawiera ważne informacje o rocznym zapotrzebowaniu budynku/lokalu na energię, klasie energetycznej oraz przewidywanych kosztach użytkowania. Dla potencjalnego najemcy świadectwo jest cenną wskazówką – pozwala ocenić, czy mieszkanie będzie energooszczędne, a co za tym idzie tańsze w utrzymaniu (ogrzewanie, ciepła woda, itp.). Wysoka klasa energetyczna może być atutem ułatwiającym wynajem, zaś niska klasa ostrzega przed wysokimi rachunkami. Wymóg przekazywania świadectw ma na celu zwiększenie transparentności na rynku najmu i promowanie efektywności energetycznej budynków. Dlatego, poza formalnym obowiązkiem, warto traktować świadectwo jako element profesjonalnego podejścia do wynajmowania nieruchomości i budowania zaufania z najemcą.

Świadectwo energetyczne – okres ważności a kolejni najemcy

Ważność świadectwa charakterystyki energetycznej wynosi 10 lat od daty jego wystawienia. Oznacza to, że jeden dokument może posłużyć przy wielu kolejnych umowach najmu tej samej nieruchomości, o ile pozostaje aktualny. Nie ma potrzeby sporządzania nowego świadectwa dla każdego nowego najemcy co roku czy przy każdej zmianie lokatora – ważne, aby obecne świadectwo nie przekroczyło terminu ważności i odzwierciedlało aktualny stan energetyczny budynku lub lokalu.

W praktyce ten sam certyfikat możesz przekazywać kolejnym najemcom przez kilka lat. Jeśli np. w 2024 roku wykonałeś świadectwo dla mieszkania, to do 2034 roku (lub do czasu ewentualnego wygaśnięcia świadectwa z innej przyczyny) możesz śmiało używać kopii tego dokumentu przy kolejnych umowach najmu. Nie musisz ponownie zlecać sporządzenia świadectwa dla każdego nowego lokatora – wystarczy zrobić to raz na dekadę, zakładając brak istotnych zmian w nieruchomości. Dzięki temu koszt rozkłada się na lata, a Ty zachowujesz zgodność z prawem bez zbędnych komplikacji.

Oczywiście istnieją sytuacje, gdy świadectwo traci ważność przed upływem 10 lat. Dzieje się tak, jeśli w budynku lub lokalu przeprowadzono istotne prace modernizacyjne wpływające na jego charakterystykę energetyczną – na przykład wymianę okien, ocieplenie budynku, modernizację systemu ogrzewania itp. Takie zmiany mogą znacząco poprawić (lub pogorszyć) efektywność energetyczną, więc stare świadectwo przestaje oddawać rzeczywistość. Wówczas po zakończeniu remontu należy zlecić opracowanie nowego świadectwa i to ono stanie się aktualnym dokumentem na kolejne 10 lat.

Jeśli świadectwo wygaśnie w trakcie trwania umowy najmu (np. upłynie 10 lat ważności, gdy najemca nadal mieszka), właściciel ma obowiązek sporządzić nowe świadectwo i przekazać kopię najemcy niezwłocznie po jego uzyskaniu. Na szczęście takie sytuacje nie zdarzają się często, bo 10 lat to dość długi okres jak na typową długość najmu – jednak należy o tym pamiętać przy długoterminowym wynajmie bez zmiany lokatora.

Podsumowując, raz zdobyte świadectwo energetyczne „podąża” za nieruchomością przez lata. Trzeba tylko pilnować terminu jego ważności i aktualizować dokument, jeśli zajdą duże zmiany wpływające na zużycie energii. Dzięki temu każdy kolejny najemca będzie miał aktualną informację o standardzie energetycznym mieszkania czy domu.

Jak uzyskać świadectwo energetyczne (szybko i wygodnie)?

Skoro wiemy już, że świadectwo jest niezbędne przy wynajmie, warto również wiedzieć jak można je zdobyć. Dobra wiadomość jest taka, że uzyskanie świadectwa charakterystyki energetycznej to na ogół prosty i szybki proces – zwłaszcza, że wiele firm (w tym nasza) oferuje usługę zamówienia świadectwa online. Poniżej przedstawiamy krok po kroku, jak wygląda uzyskanie świadectwa energetycznego:

Zgłoś się do uprawnionego audytora lub firmy wykonującej świadectwa. Sporządzaniem świadectw energetycznych zajmują się wykwalifikowane osoby posiadające odpowiednie uprawnienia (zarejestrowane w Centralnym Rejestrze Charakterystyki Energetycznej Budynków). Możesz skontaktować się z audytorem bezpośrednio lub skorzystać z usług firmy takiej jak nasza - G-CERT, która specjalizuje się w świadectwach energetycznych. Obecnie wiele przedsiębiorstw umożliwia wygodne zamówienie świadectwa przez internet – wystarczy wypełnić formularz online lub przesłać dane mailowo. Dzięki obsłudze zdalnej cały proces przebiega sprawnie, bez konieczności osobistej wizyty audytora w nieruchomości (o ile dostarczone informacje są wystarczające).
Przekaż potrzebne informacje o nieruchomości. Audytor będzie potrzebował szeregu danych technicznych, aby wykonać obliczenia charakterystyki energetycznej. Typowo należy podać: metraż i wysokość pomieszczeń, rok budowy budynku, rodzaj konstrukcji (np. z czego są ściany, dach), informacje o ociepleniu (jeśli budynek jest ocieplony, jaką warstwą), rodzaj okien (np. plastikowe 2-szybowe), rodzaj ogrzewania (miejskie, gazowe, elektryczne itp.), sposób przygotowania ciepłej wody użytkowej, rodzaj wentylacji (grawitacyjna czy mechaniczna) oraz ewentualnie inne systemy wpływające na zużycie energii (klimatyzacja, rekuperacja, panele fotowoltaiczne, itp.). Nie musisz znać wszystkich parametrów na pamięć – zazwyczaj wystarczy poprosić administrację budynku o udostępnienie potrzebnych danych technicznych dla danego lokalu. Jeśli dysponujesz projektem budowlanym mieszkania lub domu, będzie on bardzo pomocny. W przypadku braku dokumentacji, auditor może bazować na wizji lokalnej lub standardowych wartościach dla budynków z danego okresu. Kluczem jest przekazanie rzetelnych informacji, bo od nich zależy dokładność świadectwa.
Poczekaj na opracowanie świadectwa przez specjalistę. Gdy audytor otrzyma wszystkie niezbędne dane, przystąpi do obliczeń charakterystyki energetycznej budynku/lokalu. Na tej podstawie sporządzi świadectwo charakterystyki energetycznej, które następnie zostanie zarejestrowane w centralnym rejestrze i otrzyma unikalny numer. Profesjonalne firmy są w stanie wykonać tę usługę bardzo szybko – nawet w ciągu 24 godzin dla mieszkań i małych budynków. Bardziej skomplikowane obiekty mogą wymagać kilku dni pracy. Po przygotowaniu dokumentu audytor go podpisze (kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub własnoręcznie) i nada oficjalny numer rejestracyjny.
Odbierz gotowe świadectwo – elektronicznie lub papierowo. Zgodnie z przepisami świadectwo może mieć formę papierową lub elektroniczną – obie wersje są równoważne prawnie, o ile zawierają wymagany numer z rejestru i podpis uprawnionej osoby. W praktyce większość klientów wybiera teraz świadectwo w formie PDF przesyłane e-mailem, ponieważ to najszybsza opcja i łatwo zrobić dowolną liczbę kopii dla potrzeb kolejnych najemców. Na życzenie można otrzymać również papierowy oryginał dokumentu (np. pocztą), jednak będzie on potrzebny głównie, jeśli musisz gdzieś fizycznie okazać świadectwo. Dla celów wynajmu wystarczy wydruk lub plik PDF – ważne, aby był czytelny i kompletny. Po otrzymaniu świadectwa możesz już spokojnie podpisać umowę najmu, dołączając kopię certyfikatu dla najemcy.

Ile to kosztuje?

Cena sporządzenia świadectwa energetycznego zależy od rodzaju i wielkości budynku oraz regionu, ale zazwyczaj wynosi kilkaset złotych. Przykładowo, dla mieszkania koszt świadectwa to rząd wielkości 300 zł, dla domu jednorodzinnego 450 zł. Jest to jednorazowy wydatek na kilka lat – porównywalny z miesięcznym czynszem za mieszkanie, a zdecydowanie niższy niż potencjalna kara 5 tys. zł za brak dokumentu. W firmie G-CERT przygotowanie świadectwa dla mieszkania kosztuje 300 zł (cena stała), a dokument zazwyczaj dostarczamy w 24 godziny od zebrania wszystkich danych. Dzięki temu spełnienie obowiązku staje się szybkie i niedrogie, co docenia wielu właścicieli nieruchomości.

Świadectwo charakterystyki energetycznej przy wynajmie mieszkania jest obecnie wymagane prawem, podobnie jak przy sprzedaży. W interesie właściciela jest dopilnować, aby aktualny certyfikat został sporządzony i przekazany najemcy – to nie tylko kwestia uniknięcia grzywny, ale też element profesjonalnej obsługi najmu. Dokument ten zwiększa transparentność, informuje o przewidywanych kosztach energii w lokalu i wpisuje się w szerszy trend dbania o efektywność energetyczną budynków.

Na szczęście uzyskanie świadectwa jest proste: możemy załatwić świadectwo energetyczne online, bez zbędnych formalności. G-CERT jako zespół uprawnionych audytorów oferuje takie usługi na terenie całej Polski – z nami zamówisz świadectwo energetyczne szybko, wygodnie i w konkurencyjnej cenie.

Jeśli więc planujesz wynajem mieszkania lub innej nieruchomości, upewnij się, że masz ważne świadectwo charakterystyki energetycznej i pamiętaj, by przekazać jego kopię swojemu najemcy. To obowiązek, którego spełnienie zabezpieczy Cię prawnie, a najemcy da cenną wiedzę o nowym lokum. Dzięki temu obie strony zyskają spokój ducha, a transakcja najmu będzie w pełni zgodna z przepisami i dobrymi praktykami rynkowymi.